Pubblicare delibere e verbali all'albo pretorio senza dati personali

Delibere di consiglio e di giunta, verbali delle sedute, determinazioni dirigenziali e decreti sindacali sono la memoria dell'attività dell'ente locale e vengono pubblicati all'albo pretorio online e, in molti casi, nella sezione Amministrazione trasparente. Contengono però anche nomi di cittadini, dati di dipendenti, indirizzi, situazioni di disagio o sanzioni. Pubblicare senza controllo è una delle cause più frequenti di provvedimenti del Garante nei confronti dei Comuni.

Questa guida riassume il quadro normativo, che cosa può restare visibile, che cosa va oscurato e come organizzare il lavoro.

Pubblicità legale e trasparenza: due finalità diverse

Il TUEL (d.lgs. 267/2000), all'articolo 124, prevede la pubblicazione delle deliberazioni all'albo pretorio per quindici giorni consecutivi; dal 2010 l'albo è online, in base all'articolo 32 della legge 69/2009. È pubblicità legale: serve a produrre effetti giuridici e ha una durata definita.

Il d.lgs. 33/2013 disciplina invece gli obblighi di pubblicazione per trasparenza e l'accesso civico. Quando la legge prevede la pubblicazione di atti o documenti, l'articolo 7-bis chiede di rendere non intelligibili i dati personali non pertinenti o, se si tratta di categorie particolari o dati giudiziari, non indispensabili rispetto alla finalità della pubblicazione.

Le Linee guida del Garante del 15 maggio 2014 (provvedimento n. 243) tengono insieme i due piani. Ricordano che la diffusione di dati personali da parte di soggetti pubblici richiede una base normativa, che vanno pubblicati solo i dati necessari e proporzionati, che è vietato pubblicare informazioni da cui si possa desumere lo stato di salute e che mantenere online i dati oltre il periodo di pubblicazione all'albo può essere illecito, salvo diversa base giuridica.

Che cosa resta visibile e che cosa si oscura

Per i beneficiari di contributi e vantaggi economici il d.lgs. 33/2013 prevede obblighi specifici, ma esclude la pubblicazione dei dati da cui si possano ricavare informazioni sulla salute o sulla situazione di disagio economico-sociale degli interessati. Il caso d'uso trasparenza con documenti anonimizzati approfondisce altri tipi di atti.

Errori tecnici che vanificano il lavoro

• Verbali scansionati senza OCR: per lo strumento non c'è testo e i dati passano inosservati.
• Oscuramento sovrapposto: un rettangolo nero sul PDF con il testo ancora sotto, recuperabile con copia e incolla.
• Metadati: autore, nome del file o commenti con nomi; prima di pubblicare conviene rimuovere i metadati dal PDF.
• Allegati dimenticati: la delibera è pulita, l'elenco dei beneficiari allegato no.
• Durata: l'atto resta online oltre i quindici giorni di albo senza una base giuridica per farlo.
• Motori di ricerca: un documento rimosso può restare indicizzato; la soluzione sicura è non pubblicare il dato.

Organizzare il lavoro

Definite per iscritto che cosa pubblicare per ogni tipo di atto, tenete un elenco di amministratori e funzionari i cui nomi devono restare visibili e documentate il controllo prima della pubblicazione. La checklist per pubblicare documenti è un buon punto di partenza.

Un flusso che funziona inizia già nella redazione dell'atto, non al momento della pubblicazione:

• Nella proposta di delibera: l'ufficio istruttore richiama i dati personali con riferimenti (numero di protocollo, codice pratica) e li conserva negli atti del fascicolo, non nel testo da pubblicare.
• Nel verbale: il segretario verifica che gli interventi dei cittadini e i dati sensibili emersi in seduta non finiscano nella versione destinata all'albo.
• Prima della pubblicazione: una seconda persona controlla la versione oscurata, compresi allegati, nomi dei file e metadati.
• Alla scadenza dei quindici giorni: si verifica che l'atto venga tolto dall'albo o resti online solo se esiste un obbligo di trasparenza, con gli oscuramenti previsti.
• Dopo la pubblicazione: le segnalazioni di dati sfuggiti vengono gestite subito, sostituendo il documento e documentando l'intervento.

In questo modo l'ente rispetta insieme pubblicità legale, trasparenza e protezione dei dati, e i consiglieri continuano ad avere accesso a tutte le informazioni necessarie per decidere attraverso gli atti istruttori, mentre il pubblico vede una versione che rende comprensibile la decisione senza esporre le persone coinvolte.

Anonimatum è pensato per questo flusso. Un modello di sistema per gli atti degli enti locali lascia visibili date, importi e numero di pratica e rileva nomi, codici identificativi, indirizzi, targhe, firme e timbri. La lista bianca evita di oscurare consiglieri e funzionari, l'OCR tratta i verbali scansionati e l'anteprima consente di verificare ogni proposta prima di applicarla. Il risultato elimina davvero il testo, senza metadati, e può essere pubblicato nel sistema documentale o nel portale dell'ente via REST o CMIS. Un registro di audit traccia ogni operazione senza conservarne il contenuto. I piani sono nella pagina dei prezzi e si attivano online.