Accesso agli atti e FOIA: come oscurare i dati personali di terzi prima di rilasciare i documenti

Lo stesso giorno l'ufficio tecnico di un comune riceve due istanze sullo stesso fascicolo di un esposto per lavori edilizi. La prima arriva dal proprietario dell'immobile, che vuole capire chi lo ha segnalato e su quali basi: è un accesso agli atti della legge 241/1990. La seconda arriva da un'associazione di quartiere, che chiede tutti gli esposti dell'ultimo anno senza spiegare perché: è un accesso civico generalizzato, il cosiddetto FOIA italiano. Il fascicolo è lo stesso, ma le due copie da rilasciare quasi certamente non lo saranno.

Questa guida riassume le regole che decidono cosa oscurare in ciascun caso, il peso delle Linee guida ANAC e del Garante, il passaggio con i controinteressati e un metodo per trasformare la decisione in un documento oscurato davvero, senza testo recuperabile sotto i riquadri neri.

Tre accessi, tre soglie diverse

In Italia convivono più strumenti con presupposti e limiti diversi. Confonderli porta a due errori opposti: rilasciare a chiunque ciò che spettava solo a chi ha un interesse qualificato, oppure negare all'interessato ciò di cui ha bisogno per difendersi.

La differenza di fondo sta nel destinatario. Con l'accesso documentale il documento va a una persona determinata, che dovrà usarlo per uno scopo preciso. Con l'accesso generalizzato, invece, ciò che si rilascia è di fatto conoscibile da chiunque, perché chiunque altro potrebbe chiederlo e riutilizzarlo. Per questo, in generale, la tutela dei terzi nel FOIA è più severa. Le richieste dell'interessato sui propri dati seguono un'altra logica, descritta nella guida sul diritto di accesso senza esporre i terzi.

Art. 5-bis e Linee guida ANAC: il bilanciamento nel FOIA

L'art. 5-bis del d.lgs. 33/2013 consente di rifiutare l'accesso generalizzato se il diniego è necessario per evitare un pregiudizio concreto, tra l'altro, alla protezione dei dati personali (comma 2, lettera a). Il comma 4 aggiunge una regola decisiva per chi lavora sui documenti: se i limiti riguardano soltanto alcuni dati o alcune parti, va consentito l'accesso alle altre parti. È la base giuridica dell'accesso parziale con oscuramento.

Le Linee guida ANAC sull'accesso civico generalizzato (delibera n. 1309 del 28 dicembre 2016), adottate d'intesa con il Garante, indicano come condurre la valutazione. Tra i criteri ricorrenti:

• Il pregiudizio deve essere concreto e probabile, non solo ipotetico, e va motivato.
• Contano le ragionevoli aspettative di riservatezza del terzo al momento in cui i dati sono stati raccolti.
• Pesano le conseguenze possibili per il terzo: danni reputazionali, discriminazioni, furti d'identità, esposizione a pressioni o ritorsioni.
• Per le categorie particolari di dati e per i dati giudiziari l'accesso generalizzato è di norma escluso.
• Prima di negare, va valutato se basta oscurare i dati personali e rilasciare il resto del documento.

Il ruolo del Garante

Se l'accesso è negato o differito per motivi di protezione dei dati e il richiedente chiede il riesame, il responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza sente il Garante, che si pronuncia entro dieci giorni (art. 5, comma 7). I pareri resi in questi casi sono pubblicati e costituiscono un repertorio utile per capire come il Garante valuta esposti, segnalazioni, dati di dipendenti e beneficiari. Per gli atti da pubblicare online restano di riferimento le linee guida del Garante del 2014, approfondite nell'articolo su verbali e delibere per la trasparenza.

Controinteressati: prima di oscurare, ascoltare

Nel FOIA, se l'amministrazione individua soggetti controinteressati deve inviare loro copia dell'istanza; possono presentare una motivata opposizione entro dieci giorni, durante i quali il termine per rispondere resta sospeso (art. 5, comma 5). Un meccanismo analogo esiste per l'accesso documentale nel regolamento del d.P.R. 184/2006. L'opposizione non è vincolante: se l'amministrazione accoglie comunque l'istanza, lo comunica al controinteressato e trasmette i documenti non prima di quindici giorni.

Nella pratica conviene decidere presto quale versione si intende rilasciare. Se fin dall'inizio si prevede di consegnare l'atto con nomi, recapiti e altri dati identificativi oscurati, il pregiudizio per il terzo si riduce molto e la valutazione diventa più semplice. Resta però una scelta dell'ufficio, da motivare caso per caso.

Dalla decisione all'oscuramento: cinque passaggi

1. Qualificare l'istanza

Accesso documentale, civico semplice o generalizzato? L'istanza va letta per il suo contenuto, non solo per il modulo usato, e se non è chiara si chiede un chiarimento al richiedente. Da questa qualificazione dipendono il livello di oscuramento e il termine: di norma trenta giorni, salvo sospensioni.

2. Mappare persone e dati

Prima di aprire qualunque strumento, elenca chi compare nel fascicolo: richiedente, controinteressati, funzionari, terzi citati di passaggio. Poi i dati che li riguardano: nomi, codici fiscali, indirizzi, telefoni, email, firme, targhe, dati catastali, fotografie. Il fascicolo completo, allegati compresi, è il perimetro; la pagina sui fascicoli amministrativi mostra quanto può essere ampio.

3. Decidere per categoria, non per pagina

4. Oscurare in modo irreversibile

Un riquadro nero disegnato in un editor PDF spesso lascia il testo sotto, copiabile e ricercabile. L'oscuramento deve eliminare il contenuto, includere le pagine scansionate e le immagini e chiudersi con la rimozione dei metadati del PDF. L'articolo sugli errori di oscuramento nei PDF raccoglie i casi in cui i dati sono tornati visibili.

5. Motivare l'accoglimento parziale

Il provvedimento di risposta deve essere espresso e motivato: indica quali parti sono state oscurate, a quale limite si riferisce ciascuna scelta e quali rimedi ha il richiedente (riesame, ricorso al TAR e, per gli enti locali e regionali, difensore civico). Annotare l'istanza e l'esito nel registro degli accessi aiuta a decidere in modo coerente le richieste successive sugli stessi atti.

Errori tipici

• Negare tutto perché il documento contiene dati personali, invece di rilasciarlo con oscuramento parziale.
• Oscurare troppo: nomi dei funzionari, date e importi, fino a rendere l'atto incomprensibile.
• Oscurare l'intestazione e dimenticare il nome che ritorna nel corpo, nella relazione istruttoria o nella ricevuta di notifica.
• Trascurare allegati, fotografie e scansioni senza livello di testo.
• Lasciare il nome del controinteressato nel nome del file, nell'oggetto della PEC o nei metadati.
• Rilasciare lo stesso atto con oscuramenti diversi in due risposte: incrociando le versioni, si ricostruisce ciò che si voleva proteggere.

Come aiuta Anonimatum

Anonimatum rileva nomi, indirizzi, telefoni, email, IBAN e date con un'IA propria eseguita su server nell'Unione europea, e con i pattern personalizzati intercetta formati come il codice fiscale o i numeri di pratica del tuo ente. Tutto passa per un'anteprima con revisione umana: con la whitelist o l'anonimizzazione inversa lasci visibili funzionari, uffici e importi. Il testo oscurato viene eliminato dal file, non coperto, e i metadati si possono rimuovere prima del download.

L'OCR interviene solo sulle pagine scansionate, mentre firme, fotografie e planimetrie si coprono con l'anonimizzazione visiva per zone o figure. La configurazione si salva come modello, così due risposte sullo stesso fascicolo seguono lo stesso criterio, e i fascicoli voluminosi si elaborano in batch o come ZIP. Se il richiedente deve distinguere le persone senza conoscerle, la pseudonimizzazione sostituisce i nomi con etichette coerenti; una filigrana può indicare che si tratta della copia rilasciata.