Publicar atas e deliberações das autarquias sem dados pessoais
As atas das reuniões da câmara municipal e das sessões da assembleia municipal ou de freguesia, as deliberações e os despachos do presidente são a memória da atividade autárquica e são cada vez mais publicados na íntegra no sítio da Internet do município. Contêm também nomes de munícipes que apresentam requerimentos ou reclamações, dados de trabalhadores, moradas, situações sociais ou contraordenações. Publicar sem revisão expõe a autarquia a queixas junto da CNPD e a pedidos de apagamento.
Este guia resume o enquadramento legal, o que pode ficar visível, o que deve ser rasurado e como organizar o trabalho.
O que a lei manda publicar
O regime jurídico das autarquias locais, aprovado em anexo à Lei n.º 75/2013, regula a publicidade das deliberações dos órgãos autárquicos no seu artigo 56.º: as deliberações destinadas a ter eficácia externa são publicitadas por edital e também no sítio da Internet, em boletim da autarquia e, quando a lei o exija, no Diário da República. O mesmo regime regula a elaboração e aprovação das atas das reuniões e sessões.
A Lei n.º 26/2016 (LADA) garante o acesso aos documentos administrativos, mas trata de forma própria os documentos nominativos, que contêm dados pessoais: terceiros só lhes acedem com autorização do titular ou demonstrando um interesse direto, pessoal, legítimo e constitucionalmente protegido suficientemente relevante. A lei admite a comunicação parcial, com expurgo da informação a que não se pode aceder. A CADA emite pareceres sobre estes pedidos.
Por cima de tudo está o RGPD, executado em Portugal pela Lei n.º 58/2019. Ainda que exista o dever de publicitar a deliberação, aplica-se o princípio da minimização (artigo 5.º, n.º 1, alínea c)): publica-se apenas o que é necessário para compreender a decisão.
O que fica visível e o que se rasura
| Conteúdo | Exemplo fictício | Versão publicada |
|---|---|---|
| Eleitos e sentido de voto | Intervenção de um vereador da oposição | Publica-se: exercício do mandato |
| Dirigentes e trabalhadores no exercício de funções | O chefe de divisão presta esclarecimentos | Nome e cargo visíveis; nada da vida privada |
| Munícipes com requerimentos ou reclamações | Pedido de isenção de taxa | Rasurar ou substituir por referência; identidade só se indispensável |
| Saúde, deficiência, ação social | Apoio a um agregado familiar carenciado | Rasurar sempre |
| Pessoal: procedimentos disciplinares | Aplicação de sanção a um trabalhador | Rasurar identidade e factos pessoais |
| Contraordenações e intimações a particulares | Intimação para obras de conservação | Rasurar nome, morada, artigo matricial e matrícula se não forem necessários |
| Contactos, NIF, IBAN, assinaturas manuscritas | Morada de um reclamante | Rasurar |
Os despachos do presidente da câmara e dos vereadores com competências delegadas seguem a mesma lógica: o objeto, a data e o número de processo podem ficar visíveis, a identificação do destinatário só quando for necessária. O caso de uso transparência com documentos anonimizados desenvolve outros tipos de documento.
Erros técnicos que deitam tudo a perder
- Atas digitalizadas sem OCR: para a ferramenta não há texto e os dados passam despercebidos.
- Rasura sobreposta: um retângulo preto no PDF com o texto por baixo, recuperável com copiar e colar.
- Metadados: autor, nome do ficheiro ou comentários com nomes; antes de publicar convém eliminar os metadados do PDF.
- Anexos esquecidos: a ata está limpa, a lista de beneficiários anexa não.
- Gravações das sessões: se forem publicadas, as intervenções do público também são dados pessoais.
- Motores de pesquisa: um documento retirado pode continuar indexado; o seguro é não publicar o dado.
Organizar o trabalho
Fixe por escrito o que se publica em cada tipo de documento, mantenha uma lista de eleitos e dirigentes cujos nomes devem ficar visíveis e registe a revisão antes da publicação. A checklist para publicar documentos é um bom ponto de partida.
Um fluxo que funciona começa na redação da proposta, não no momento da publicação:
- Na proposta de deliberação: os serviços identificam os interessados por referência (número de processo ou de registo) e mantêm os dados pessoais no processo, não no texto a publicar.
- Na ata: quem secretaria a reunião verifica que as intervenções do público e os dados sensíveis referidos não passam para a versão destinada ao sítio da Internet.
- Antes da publicação: uma segunda pessoa confirma a versão rasurada, incluindo anexos, nomes de ficheiros e metadados.
- Nos pedidos de acesso: quando alguém pede a ata completa ao abrigo da LADA, avalia-se se há dados nominativos e prepara-se uma versão com expurgo.
- Depois da publicação: os alertas sobre dados que escaparam são tratados de imediato, substituindo o documento e registando a correção.
Assim a autarquia cumpre ao mesmo tempo a publicidade das deliberações, o acesso à informação e a proteção de dados, e os eleitos continuam a ter acesso a toda a informação de que precisam para decidir através do processo, enquanto o público vê uma versão que torna a decisão compreensível sem expor as pessoas envolvidas.
O Anonimatum foi pensado para este fluxo. Um modelo de sistema para decisões das autarquias deixa visíveis datas, montantes e números de processo e deteta nomes, identificadores, moradas, matrículas, assinaturas e carimbos. A lista branca evita rasurar eleitos e dirigentes, o OCR trata atas digitalizadas e a pré-visualização permite rever cada proposta antes de aplicar. O resultado elimina mesmo o texto, sem metadados, e pode ser publicado no sistema de gestão documental ou portal da autarquia via REST ou CMIS. Um registo de auditoria regista cada operação sem guardar o conteúdo. Os planos estão na página de preços e a subscrição faz-se online.
Perguntas frequentes
Podem publicar-se os nomes dos vereadores nas atas?
Sim. As intervenções e votos fazem parte do exercício do mandato. Dados da vida privada que surjam nos documentos são outra questão.
Um munícipe pode pedir a ata completa?
Pode pedir acesso ao abrigo da LADA, mas se a ata contiver dados nominativos de terceiros, o acesso a essa parte depende de autorização ou de interesse relevante; muitas vezes a solução é a comunicação parcial com expurgo.
As iniciais bastam?
Nem sempre. Numa freguesia pequena ou com elementos de contexto (rua, atividade), as iniciais podem identificar. Nesse caso, rasure também esses elementos.