Acesso a documentos administrativos: como expurgar dados pessoais ao abrigo da LADA

Um munícipe pede à câmara municipal cópia do processo de licenciamento da obra do vizinho. Um jornalista pede os relatórios de uma inspeção a lares. Uma associação pede as propostas de um concurso. Em todos os casos o pedido é legítimo e, em todos, os documentos trazem consigo nomes, NIF, moradas, telefones, assinaturas, atestados médicos ou cópias do cartão de cidadão de pessoas que nada pediram.

A resposta raramente é um «sim» ou um «não». Na maior parte das vezes é um acesso parcial: entrega-se o documento com a informação reservada expurgada. Este artigo resume o enquadramento (LADA, RGPD, Lei n.º 58/2019, CADA e CNPD), propõe um método de trabalho para os serviços e reúne os erros de rasura que transformam um expurgo bem decidido numa fuga de dados.

O que diz a LADA sobre o acesso

A Lei n.º 26/2016, de 22 de agosto (LADA), regula o acesso à informação administrativa e ambiental e a reutilização dos documentos administrativos. O ponto de partida é amplo: nos termos do artigo 5.º, todos têm direito de acesso aos documentos administrativos, sem necessidade de enunciar qualquer interesse, o que abrange consultar, reproduzir e ser informado sobre a sua existência e conteúdo.

Os limites estão no artigo 6.º. Para o tema deste artigo interessa sobretudo a figura do documento nominativo, definido no artigo 3.º como o documento administrativo que contém dados pessoais. Segundo o n.º 5 do artigo 6.º, um terceiro só lhe acede se tiver autorização escrita do titular, explícita e específica quanto à finalidade e ao tipo de dados, ou se demonstrar um interesse direto, pessoal, legítimo e constitucionalmente protegido suficientemente relevante, após uma ponderação de proporcionalidade com os restantes direitos em causa. O n.º 6 estende uma lógica semelhante aos segredos comerciais, industriais ou sobre a vida interna das empresas.

A regra decisiva para quem prepara a resposta é o n.º 8 do artigo 6.º: os documentos sujeitos a restrições de acesso são objeto de comunicação parcial sempre que seja possível expurgar a informação relativa à matéria reservada. Por outras palavras, um NIF ou uma morada num processo raramente justificam recusar o documento inteiro; justificam rasurá-los e entregar o resto.

Prazos e vias de reação

• 10 dias para responder: facultar a consulta, enviar a reprodução ou a certidão, ou comunicar por escrito as razões da recusa, total ou parcial (artigo 15.º).
• Prorrogação até dois meses apenas em casos excecionais, pelo volume ou pela complexidade da informação, comunicada ao requerente dentro do prazo inicial e com fundamentação.
• Em caso de dúvida, a entidade pode pedir parecer à CADA, informando o requerente (artigo 15.º, n.º 1, alínea e)).
• O requerente pode apresentar queixa à CADA no prazo de 20 dias contra a falta de resposta, a recusa ou o deferimento parcial (artigo 16.º). Um expurgo excessivo ou mal fundamentado também pode, portanto, ser contestado.

LADA, RGPD e Lei n.º 58/2019: como se articulam

O artigo 86.º do RGPD permite que os dados pessoais que constam de documentos oficiais sejam divulgados nos termos do direito da União ou do Estado-Membro, de forma a conciliar o acesso do público com a proteção de dados. Em Portugal, essa conciliação faz-se em grande medida através da LADA, enquanto a Lei n.º 58/2019 assegura a execução do RGPD na ordem jurídica nacional e a CNPD é a autoridade de controlo. A própria composição da CADA inclui um membro designado pela CNPD.

Mesmo quando o acesso é devido, o princípio da minimização continua a aplicar-se: entrega-se o que é necessário para satisfazer o pedido, não tudo o que estiver no processo. A CNPD, numa orientação de 2023 sobre a disponibilização de dados no âmbito de procedimentos administrativos, recomenda não divulgar contactos, moradas e números de identificação que não sejam relevantes para o fim em causa. E o artigo 8.º da LADA lembra a quem recebe documentos nominativos que não os pode utilizar para fins diferentes daqueles que justificaram o acesso. Não confunda, porém, este acesso de terceiros com o direito do próprio titular aos seus dados (artigo 15.º do RGPD), que tem prazos e regras próprias e é tratado no artigo sobre como responder a um pedido de acesso sem expor terceiros.

O que expurgar e o que deixar visível

Um método prático em seis passos

1. Registar o pedido e quem o faz

Anote a data de entrada, o prazo e a forma de acesso pedida (consulta, reprodução ou certidão, nos termos do artigo 13.º). Verifique se quem pede é o próprio titular, um terceiro com autorização escrita ou alguém que invoca um interesse qualificado: o critério de expurgo muda em cada caso. O responsável pelo acesso à informação que cada entidade deve designar (artigo 9.º) é a pessoa natural para coordenar este registo.

2. Reunir e classificar os documentos

Separe os documentos sem dados pessoais, que se entregam tal como estão, dos documentos nominativos, e dentro destes identifique os mistos: um parecer técnico que menciona o proprietário, uma ata com intervenções do público, um anexo com a cópia de um documento de identificação. São estes que exigem trabalho.

3. Decidir o critério por escrito

Fixe antes de rasurar o que fica visível e o que se expurga, e com que fundamento. Aplique o mesmo critério a todo o processo: um nome tapado no despacho e visível na informação técnica anula o esforço. Se a ponderação for difícil, o pedido de parecer à CADA é uma via prevista na lei.

4. Expurgar de forma irreversível

O texto reservado tem de desaparecer do ficheiro, não apenas ficar tapado. Rasure também as imagens (assinaturas, fotografias, carimbos), trate as páginas digitalizadas com OCR para que a deteção as leia e elimine os metadados do PDF antes de o enviar. Deixe visível que houve expurgo, com a caixa preta ou uma indicação equivalente, para que o requerente perceba que o acesso é parcial.

5. Verificação por uma segunda pessoa

Outra pessoa abre a versão final, procura com Ctrl+F os nomes e números que constavam do original, tenta copiar e colar zonas rasuradas e confirma que nenhum anexo ficou de fora. Se algo reaparecer, volta-se ao passo anterior.

6. Entregar, fundamentar e arquivar

Comunique ao requerente que o acesso é parcial e porquê, com indicação da possibilidade de queixa à CADA. Guarde no processo a versão entregue e, à parte e com acesso restrito, o original; registe quem reviu e com que critério. Se o mesmo tipo de documento for pedido muitas vezes, o critério documentado poupa trabalho no pedido seguinte.

Erros de rasura que transformam um expurgo num incidente

A ponderação jurídica pode estar impecável e, ainda assim, os dados saírem. Os erros técnicos mais frequentes, desenvolvidos no artigo sobre erros ao rasurar PDF, são estes:

• Retângulo sobreposto: uma forma preta desenhada por cima do texto, que continua no PDF e se recupera com copiar e colar.
• Realce preto no Word convertido depois para PDF: o texto mantém-se por baixo da cor.
• Digitalizações com uma camada OCR invisível que ninguém reviu, ou sem OCR, que nenhuma pesquisa encontra.
• Metadados e nomes de ficheiro: autor, comentários, caminhos de rede ou «Processo_obra_Joaquim_Silva.pdf».
• Rasura inconsistente: o nome desaparece na primeira página, mas surgem as iniciais, a morada ou o cargo que o identificam na sétima.
• Expurgo excessivo: páginas inteiras a preto sem fundamentação, que esvaziam o direito de acesso e dão razão a uma queixa.

Como fazer com o Anonimatum

O Anonimatum foi pensado para este tipo de fluxo. A IA própria, executada em servidores na União Europeia e sem APIs externas de modelos de linguagem, deteta nomes, moradas, telefones, e-mails, IBAN e números de identificação; para formatos portugueses como o NIF ou o número do cartão de cidadão pode acrescentar padrões personalizados, que ficam guardados para os pedidos seguintes. O OCR é aplicado apenas às páginas digitalizadas. O caso de uso sobre processos administrativos mostra o fluxo completo, e o guia para publicar atas e deliberações aplica a mesma lógica à publicação ativa no sítio da autarquia.

• Pré-visualização e revisão humana: cada marcação é confirmada ou retirada antes de aplicar, o que permite respeitar a ponderação feita pelo serviço.
• Lista branca e modelos: eleitos, dirigentes e o próprio órgão ficam visíveis em todos os documentos, e o critério guarda-se como modelo para o mesmo tipo de pedido.
• Anonimização visual: zonas e figuras sobre assinaturas, fotografias, carimbos e cópias de documentos, como explica a página de anonimização visual.
• Rasura real e metadados: o texto marcado é eliminado do PDF e os metadados são retirados no resultado.
• Marca d'água: pode identificar a cópia facultada, por exemplo com a indicação de que se trata de uma versão expurgada.
• Lotes: processos com dezenas de ficheiros tratam-se num ZIP com o mesmo critério.