Communication de documents administratifs : occulter les mentions protégées avant de communiquer

Un riverain demande à la mairie le rapport d'enquête qui a conduit à fermer une salle de quartier. Le document existe, il est achevé et la demande est recevable. Mais le rapport cite le nom de l'agent qui a signalé les faits, l'adresse personnelle d'un voisin, une appréciation sévère sur un gardien et le chiffre d'affaires de l'association locataire. Refuser en bloc serait contraire au code ; tout transmettre tel quel exposerait des personnes qui n'ont rien demandé.

Le code des relations entre le public et l'administration (CRPA) prévoit la solution : communiquer le document après occultation des mentions protégées. Encore faut-il savoir lesquelles, à qui, et comment les retirer sans laisser de trace exploitable. Cet article propose une méthode reproductible pour les services instructeurs et les personnes responsables de l'accès aux documents administratifs (PRADA).

Le principe : communiquer, au besoin après occultation

Le livre III du CRPA pose un droit d'accès large : les administrations sont tenues de communiquer les documents administratifs qu'elles détiennent aux personnes qui en font la demande, sans que celles-ci aient à justifier d'un motif. Le droit porte sur les documents achevés ; les documents préparatoires à une décision en cours d'élaboration ne sont en principe communicables qu'une fois la décision prise.

Lorsqu'un document contient des mentions non communicables mais qu'il est possible de les occulter ou de les disjoindre, l'article L311-7 impose de le communiquer après occultation ou disjonction de ces mentions. La CADA en déduit une règle simple : un refus total n'est justifié que si l'occultation rendrait le document inintelligible ou le viderait de son sens. Occulter n'est donc pas une faveur, c'est l'obligation par défaut.

Ce qui doit être occulté

Les secrets opposables à tous (article L311-5)

Certaines mentions ne sont communicables à personne, pas même à l'intéressé : celles dont la consultation porterait atteinte notamment au secret des délibérations du Gouvernement, à la défense nationale, à la conduite de la politique extérieure, à la sûreté de l'État, à la sécurité publique ou à celle des personnes, à la sécurité des systèmes d'information des administrations, ou encore au déroulement des procédures juridictionnelles et à la recherche des infractions. Dans un dossier de commune, cela vise par exemple les plans détaillés d'un dispositif de vidéoprotection ou les identifiants d'accès à un système informatique.

Les mentions réservées à la personne intéressée (article L311-6)

L'article L311-6 vise trois catégories, communicables à l'intéressé mais pas aux tiers :

• Les mentions dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée, au secret médical ou au secret des affaires.
• Celles qui portent une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique nommément désignée ou facilement identifiable.
• Celles qui font apparaître le comportement d'une personne, dès lors que sa divulgation pourrait lui porter préjudice.

Conséquence pratique : un même document peut donner lieu à deux versions. La personne concernée reçoit ses propres informations ; un tiers reçoit la version occultée. La CADA rappelle aussi qu'il faut occulter ce qui est strictement nécessaire, et qu'aucune liste fermée ne dispense d'un examen au cas par cas.

Communication CRPA ou droit d'accès RGPD : deux régimes distincts

Les deux droits se croisent souvent dans la même boîte de réception, mais ils ne se confondent pas. Les traiter avec la même grille conduit à des erreurs dans un sens comme dans l'autre.

Un agent qui demande son dossier peut ainsi relever des deux régimes. Dans tous les cas, ce sont les données des autres personnes qui imposent l'occultation : la méthode décrite dans notre article sur le droit d'accès sans divulguer les données des tiers s'applique alors en complément.

Délais et rôle de la CADA

• Un mois : le silence gardé par l'administration pendant un mois vaut en principe refus.
• Deux mois : le demandeur dispose de ce délai pour saisir gratuitement la CADA, à compter du refus exprès ou implicite.
• Saisine préalable obligatoire : la CADA doit être saisie avant tout recours devant le tribunal administratif ; elle rend un avis, que l'administration n'est pas tenue de suivre, mais dont elle doit l'informer des suites.
• Conseil : les administrations peuvent aussi interroger la CADA, et ses avis publiés sur cada.fr constituent une jurisprudence pratique très utile pour trancher un cas d'occultation.

Une méthode en six étapes

• Qualifier la demande. Le document est-il administratif, achevé, et détenu par le service ? Qui le demande : un tiers ou la personne concernée ? Une demande d'un tiers et une demande de l'intéressé sur le même dossier n'appellent pas les mêmes occultations.
• Repérer toutes les mentions, pas seulement dans le corps du texte. Les données sensibles se logent dans les annexes, les tampons, les signatures manuscrites, les bordereaux de notification, les en-têtes de courriels imprimés, les captures d'écran et les métadonnées du fichier. Sur un document numérisé, le texte n'est pas sélectionnable : il faut l'OCR pour rechercher quoi que ce soit.
• Choisir entre occultation et disjonction. Lorsqu'une annexe entière est couverte par un secret, mieux vaut la retirer (disjonction) que la noircir page par page. Relisez ensuite la version occultée comme le ferait le demandeur : si elle ne permet plus de comprendre la décision, le choix des occultations doit être revu avant d'envisager un refus.
• Occulter de manière irréversible. Un rectangle noir dessiné en annotation ou un surlignage noir dans un traitement de texte ne supprime rien : le texte reste dessous et se copie-colle. L'occultation doit supprimer le contenu, puis le fichier doit être purgé de ses métadonnées.
• Contrôler à quatre yeux. Une seconde personne ouvre la version finale, recherche les noms occultés et tente un copier-coller sur les zones noires. La cohérence compte aussi : un nom masqué page 2 mais lisible dans l'annexe 4 annule tout le travail.
• Communiquer et tracer. Conservez la version communiquée, la date d'envoi et, pour chaque occultation, son fondement (par exemple « vie privée, art. L311-6 »). Indiquer ce fondement au demandeur évite bien des saisines de la CADA motivées par une simple incompréhension.

Les erreurs de caviardage qui annulent l'occultation

Les fuites viennent rarement d'une mauvaise analyse juridique : elles viennent de l'outil. Calque de texte OCR invisible resté sous l'image, commentaires et suivi des modifications, nom de fichier explicite, signets du PDF, version Word jointe par erreur. Notre article sur les erreurs de caviardage PDF les détaille une par une.

Si le document est ensuite mis en ligne, d'autres règles s'ajoutent (article L312-1-2 du CRPA) : elles sont détaillées dans notre article sur la publication des délibérations et arrêtés.

Comment le faire avec Anonimatum

Anonimatum repère les noms, adresses, téléphones, e-mails, IBAN et dates grâce à sa propre IA exécutée sur des serveurs situés dans l'UE, complétée par des motifs personnalisés pour vos formats internes (numéro de dossier, matricule). L'OCR n'intervient que sur les pages numérisées. La liste blanche laisse visibles les noms et fonctions des agents qui doivent rester lisibles, et l'anonymisation visuelle couvre signatures manuscrites, tampons et photos par zones que vous tracez.

Chaque proposition passe par un aperçu que l'agent valide avant application ; le texte occulté est réellement supprimé du PDF et les métadonnées peuvent être retirées dans la foulée. Les modèles enregistrent un réglage par type de document et le traitement par lots s'applique aux dossiers volumineux.