Recursos humanos · Personas y terceros
Anonimizar expedientes de recursos humanos sin frenar los procesos
Recursos humanos maneja documentos con muchas personas dentro: el candidato, el evaluador, el compañero que denunció, el testigo de una investigación, el mando que firmó la sanción. Cada proceso exige ocultar a alguien distinto: el comité de selección no debe ver nombre ni foto del candidato, y el investigador externo no debe saber quién presentó la denuncia.
En España los planes se contratan con nuestro equipo comercial.
Anonimatum trabaja por lotes en servidor, así que un proceso de selección con doscientos currículums se trata en una sola remesa con el mismo criterio. La lista blanca deja visibles los nombres que sí deben aparecer, como la empresa o el instructor del expediente, y las fotografías se cubren con una zona visual o con la opción «Imágenes y logos».
Las solicitudes de acceso son el caso más delicado: el empleado tiene derecho a una copia de sus datos, pero esa copia no debe revelar datos de terceros. Correos, actas e informes de evaluación pasan por la misma revisión antes de entregarse, ocultando a los demás y dejando visible lo que pertenece al solicitante.
Cómo anonimizar documentación de RR. HH. según el proceso
- 1
Agrupa los documentos por proceso
Un ZIP con los currículums de una candidatura, o la carpeta de una investigación interna con denuncia, declaraciones y conclusiones.
- 2
Decide a quién se protege
En selección, al candidato; en una denuncia, al informante y a los testigos; en una solicitud de acceso, a todos menos al solicitante, que añades a la lista blanca.
- 3
Cubre lo que no es texto
Fotos de currículum, firmas en actas y capturas de pantalla aportadas como prueba, con zonas visuales o la opción «Imágenes y logos».
- 4
Revisa y entrega
Compruebas en la previsualización las menciones indirectas, como cargos únicos o referencias a «la responsable de turno», y descargas el lote.
Documento ficticio
Antes y después: acta de una investigación interna
Acta ficticia de una investigación por una denuncia interna, preparada para el asesor externo que emitirá el informe final.
Expediente INV-2026-014 · Canal interno de información
Persona informante: Marta Gil Herrera, técnica de calidad del turno de noche.
Persona investigada: Javier Robles Andrade, encargado de almacén.
Testigo: Pablo Ruiz Navas, declara haber presenciado comentarios despectivos reiterados durante el mes de mayo.
Contacto del testigo: pablo.ruiz@empresa-ejemplo.es · 600 000 000
Hechos: se aportan tres capturas de mensajes en el grupo de trabajo con lenguaje ofensivo.
Instructora del expediente: Comisión de Igualdad · Fecha del acta: 2 de junio de 2026
Expediente INV-2026-014 · Canal interno de información
Persona informante: (dato oculto), (dato oculto).
Persona investigada: (dato oculto), encargado de almacén.
Testigo: (dato oculto), declara haber presenciado comentarios despectivos reiterados durante el mes de mayo.
Contacto del testigo: (dato oculto) · (dato oculto)
Hechos: se aportan tres capturas de mensajes en el grupo de trabajo con lenguaje ofensivo.
Instructora del expediente: Comisión de Igualdad · Fecha del acta: 2 de junio de 2026
Se ocultan también el puesto y el turno de la informante, que en una plantilla pequeña la identificarían, y queda visible el órgano instructor.
Por qué RR. HH. necesita algo más que un rotulador negro
Selección ciega real
Nombre, foto, edad, dirección y correo fuera del currículum antes de que lo vea el comité; formación y experiencia intactas. Con lotes, todas las candidaturas reciben el mismo trato.
Protección del informante
La identidad de quien denuncia debe quedar reservada. Además del nombre, conviene ocultar puesto, turno y cualquier detalle del relato que solo esa persona podría conocer.
Copias de acceso sin datos ajenos
Al responder a una solicitud de acceso, la lista blanca deja visible al solicitante y oculta a compañeros, mandos y clientes que aparecen en los mismos correos e informes.
Formatos de oficina tal cual
Evaluaciones en Word, cuadros de mando en Excel o presentaciones de resultados se anonimizan en su formato original, sin convertirlas a PDF.
Preguntas frecuentes sobre expedientes de RR. HH.
¿Detecta automáticamente la foto del currículum?
Puedes cubrirla con la opción de IA «Imágenes y logos» o con una zona dibujada a mano. Conviene revisar el resultado en la previsualización, porque cada diseño de currículum coloca la foto en un sitio distinto.
¿Puedo anonimizar los currículums de toda una convocatoria a la vez?
Sí. Sube un ZIP con los PDF y Word de la convocatoria y se procesan en servidor con la misma configuración. No necesitas mantener el navegador abierto mientras termina el lote.
¿Cómo respondo a una solicitud de acceso sin revelar a otros empleados?
Añade al solicitante a la lista blanca y deja que el resto de nombres, correos y teléfonos se oculten. Revisa después las referencias indirectas, porque un cargo único identifica igual que un nombre.
¿Sirve para enviar una investigación a un despacho externo?
Sí. Si el despacho necesita distinguir a las personas sin conocerlas, la seudonimización les asigna nombres ficticios coherentes en toda la documentación y el mapa queda en poder de la empresa.
¿Los documentos de los empleados se usan para entrenar modelos?
No. Los documentos solo se procesan para anonimizarlos, en servidores de la UE con modelos propios y sin APIs externas de modelos de lenguaje, y se eliminan tras el procesamiento.
¿Tu equipo de RR. HH. comparte expedientes con terceros?
Te mostramos cómo tratar selección, investigaciones y solicitudes de acceso con documentos ficticios parecidos a los vuestros.
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