Posso caricare in un chatbot un documento con dati personali se il fornitore aderisce al Data Privacy Framework?

L'adesione offre uno strumento di trasferimento verso quell'entità, niente di più. Restano necessari una base giuridica, la nomina a responsabile se il fornitore tratta per vostro conto, il rispetto del segreto professionale e la certezza che i dati non siano usati per altri fini.

Basta disattivare la cronologia o l'addestramento?

Riduce il rischio, ma il fornitore può conservare i dati per un certo periodo per motivi di sicurezza e l'impostazione può dipendere dal singolo utente. Per documenti riservati è più affidabile inviare solo testo anonimizzato o lavorare in un ambiente coperto da un contratto ex art. 28.

Pseudonimizzare prima di usare l'IA esterna mi esonera dal GDPR?

No. I dati pseudonimizzati restano personali per chi può reidentificarli. La pseudonimizzazione riduce però molto ciò che arriva al terzo. Se il documento deve uscire dal vostro controllo senza possibilità di risalire alla persona, serve un'anonimizzazione irreversibile.

Il regolamento sull'IA vieta i chatbot al lavoro?

No. Richiede tra l'altro un livello sufficiente di alfabetizzazione in materia di IA per il personale che la utilizza e disciplina specifici usi ad alto rischio. Per i dati inseriti continuano ad applicarsi il GDPR e il Codice privacy.

IA interna o IA esterna per documenti riservati

Che cosa confrontiamo, esattamente

Opzione A, IA interna o ospitata nell'UE: il modello che legge il documento (ad esempio per individuare i dati personali) gira su server propri o di un fornitore nell'Unione europea e non inoltra il contenuto a terzi. Il fornitore agisce come responsabile del trattamento, con un contratto e un elenco noto di sub-responsabili.

Opzione B, IA generativa esterna: il testo completo viene inviato a un servizio di terzi, che sia un chatbot consumer, un piano aziendale o un'API. Il seguito dipende dalle condizioni del fornitore: luogo di trattamento, durata di conservazione, eventuale revisione umana, uso per migliorare i modelli.

Attenzione alle semplificazioni: cloud non vuol dire rischio. Anche un SaaS europeo è cloud. Conta chi tratta i dati, dove, con quale contratto e per quali finalità.

Trasferimenti internazionali: il capo V del GDPR

Il GDPR consente di trasferire dati personali fuori dal SEE solo sulla base di una decisione di adeguatezza (art. 45), di garanzie adeguate come le clausole contrattuali tipo (art. 46) o, in via eccezionale e restrittiva, delle deroghe dell'art. 49. Inviare un documento a un servizio che elabora o fornisce assistenza da un altro Paese può costituire un trasferimento anche se l'utente non lo percepisce.

Per gli Stati Uniti, dal 10 luglio 2023 è in vigore la decisione di esecuzione (UE) 2023/1795 sul quadro UE-USA per la protezione dei dati (Data Privacy Framework). Copre i trasferimenti verso organizzazioni statunitensi autocertificate e presenti nell'elenco ufficiale del Dipartimento del Commercio. Se l'entità che riceve i dati non è certificata, serve un altro strumento, di solito clausole contrattuali tipo con valutazione d'impatto del trasferimento. Il quadro è stato impugnato davanti ai giudici dell'Unione, quindi conviene seguirne l'evoluzione.

Un fornitore che dichiara il trattamento nell'UE parte bene, ma chiedete anche da dove avvengono gli accessi di assistenza e quali sub-responsabili intervengono.

Nomina del responsabile, conservazione e riutilizzo

Se un'organizzazione affida a un servizio esterno il trattamento di dati personali per proprio conto, quel fornitore è responsabile del trattamento e l'art. 28 GDPR richiede un contratto o altro atto giuridico: istruzioni documentate, riservatezza del personale, sicurezza ai sensi dell'art. 32, disciplina dei sub-responsabili, cancellazione o restituzione al termine.

Le versioni consumer di molti chatbot seguono condizioni pensate per i privati e il fornitore può riservarsi usi propri dei contenuti inseriti. I piani aziendali e le API offrono spesso un accordo sul trattamento, ma non datelo per scontato: verificate le condizioni del fornitore prima di caricare qualsiasi cosa.

Richieste e file vengono usati per addestrare o migliorare i modelli? Si può disattivare, e a quale livello?
Per quanto tempo si conservano conversazioni, file e log, anche per il monitoraggio degli abusi?
In quali Paesi avviene il trattamento e da dove può accedere l'assistenza?
Esiste un accordo sul trattamento firmato e un elenco aggiornato dei sub-responsabili?
Chi ha un account nella vostra organizzazione, con quali impostazioni, e chi le controlla?

Riservatezza e segreto professionale

Avvocati, medici e dipendenti pubblici sono tenuti al segreto, e l'art. 622 del codice penale punisce la rivelazione di segreto professionale. Incollare l'atto di un cliente in un chatbot consumer significa consegnare l'informazione a un terzo, anche se poi non trapela nulla. E non tutto ciò che è delicato è un dato personale: strategia processuale, offerte o segreti commerciali vanno protetti allo stesso modo.

Il Garante per la protezione dei dati personali è stato tra le prime autorità a intervenire su questi servizi: con il provvedimento del 30 marzo 2023 ha disposto in via d'urgenza la limitazione provvisoria del trattamento dei dati degli utenti italiani nei confronti della società statunitense che gestisce ChatGPT, nell'ambito di un'istruttoria. Il servizio è tornato disponibile in Italia alla fine di aprile 2023, dopo alcune misure adottate dalla società. Il caso ha portato il Comitato europeo per la protezione dei dati a creare una task force dedicata.

Il regolamento europeo sull'IA, in breve

Il regolamento (UE) 2024/1689 è in vigore dal 1° agosto 2024 e si applica per fasi: pratiche vietate e obbligo di alfabetizzazione in materia di IA (art. 4) dal 2 febbraio 2025, obblighi per i modelli per finalità generali dal 2 agosto 2025, il resto successivamente. Non sostituisce il GDPR. Usare un chatbot per riassumere documenti non rende un'organizzazione fornitrice di un sistema ad alto rischio, ma occorre formare chi lo usa e stabilire per cosa è consentito.

Tabella di confronto

Differenze tipiche; verificate sempre le condizioni del singolo fornitore
Criterio	IA interna o ospitata nell'UE	IA generativa esterna (chatbot o API)
Dove viene trattato il testo	Server propri o del fornitore nell'UE	Dove indica il fornitore; anche Paesi terzi
Trasferimenti (capo V)	Di norma nessuno, se assistenza e sub-responsabili restano nel SEE	Possibili; serve adeguatezza (DPF) o clausole tipo
Contratto ex art. 28	Nomina con istruzioni precise	Disponibile su piani aziendali o API; spesso assente nei consumer
Uso per addestramento	No, se il contratto lo esclude	Dipende da piano e impostazioni
Conservazione	Quella fissata da contratto e policy interne	Quella del fornitore, log di sicurezza compresi
Segreto professionale	Il documento resta nel perimetro concordato	Comunicazione a un terzo da giustificare
Redazione e sintesi	Limitate alle funzioni dello strumento	Molto potenti e versatili
Avvio	Acquistare o installare uno strumento dedicato	Immediato, con un account

Quando conviene l'una o l'altra

IA interna o ospitata nell'UE: documenti con dati di clienti, pazienti, dipendenti o cittadini; fascicoli coperti da segreto professionale; grandi volumi ripetitivi; esigenze di tracciabilità e registro di audit.
IA generativa esterna: testi senza dati personali né informazioni riservate, bozze generiche, modelli, traduzioni di materiale pubblico o documenti già anonimizzati.
Entrambe: anonimizzare o pseudonimizzare prima con uno strumento che tiene i dati nell'UE, poi usare il chatbot solo sulla versione ripulita.

La terza via è spesso la più concreta; la spieghiamo in anonimizzare i documenti prima di usare ChatGPT. Ricordate che un dato pseudonimizzato resta personale per chi conserva la tabella di corrispondenza (considerando 26 GDPR): valutate se basta la pseudonimizzazione o serve un'anonimizzazione irreversibile.

Anonimatum segue il modello A: individua i dati personali con un'IA propria eseguita su server nell'Unione europea, senza inviare il testo ad API esterne di modelli linguistici, combina IA e pattern e consente di rivedere ogni proposta prima di applicarla. Dove vengono trattati i documenti e cosa si conserva è spiegato nella pagina sicurezza e protezione dei dati; per confrontare gli approcci c'è anonimizzazione manuale o automatica.

IA interna nell'UE o IA generativa esterna: cosa cambia con documenti che contengono dati personali