GDPR · Codice privacy · Indicazioni del Garante
Anonimizzazione dei documenti secondo il GDPR e il Codice privacy
Il GDPR non impone di anonimizzare in quanto tale, ma lo rende quasi inevitabile: il principio di minimizzazione dell’articolo 5.1.c esige che ogni documento che condividi, pubblichi o consegni contenga solo i dati personali necessari alla sua finalità. E il considerando 26 esclude dal Regolamento le informazioni davvero anonime, il che fa dell’anonimizzazione la strada più sicura per riutilizzare i documenti.
In Spagna i piani si attivano tramite il nostro team commerciale.
In Italia il GDPR si applica insieme al Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lgs. 196/2003, adeguato dal d.lgs. 101/2018), che regola per esempio la diffusione dei dati nelle sentenze (art. 52) e la ricerca scientifica, e al d.lgs. 33/2013 sulla trasparenza, che chiede di rendere non intelligibili i dati personali non pertinenti negli atti pubblicati. Il Garante per la protezione dei dati personali ha dato indicazioni concrete, come le linee guida del 2014 sugli atti pubblicati online dalle amministrazioni, e il messaggio è costante: non basta cancellare il nome, bisogna valutare il rischio di reidentificazione con il resto dei dati.
Anonimatum è lo strumento tecnico per applicare queste decisioni: rileva i dati personali con un’IA proprietaria nell’UE, ti permette di controllarli prima di oscurarli ed elimina davvero il testo. Inoltre salva la configurazione come modello per applicare lo stesso criterio a ogni documento. La base giuridica e la decisione su cosa pubblicare restano tue, in qualità di titolare del trattamento.
Una procedura di anonimizzazione che puoi giustificare
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Definisci la finalità
Decidi a cosa serve il documento che esce (pubblicazione, comunicazione a terzi o risposta a un interessato) e quali dati sono indispensabili per quello scopo.
- 2
Configura il rilevamento
Parti da un modello oppure combina l’opzione IA «GDPR anonymization» con pattern personalizzati per formati come il codice fiscale o i numeri di pratica, e aggiungi alla whitelist ciò che deve restare visibile.
- 3
Valuta la reidentificazione
Nell’anteprima non guardare solo nomi e documenti d’identità: ruoli, date o dettagli specifici possono rivelare di chi si sta parlando.
- 4
Applica e ripeti il criterio
Scarica il documento oscurato e salva la configurazione come modello per trattare allo stesso modo i successivi.
Documento fittizio
Prima e dopo: copia consegnata per un diritto di accesso
Fascicolo fittizio di un reclamo. La reclamante chiede copia dei propri dati (art. 15 GDPR): i suoi restano visibili, quelli di terzi vengono nascosti.
Fascicolo di reclamo n. R-2025/0412
Reclamante: Anna Bertolini, codice cliente C-00000
Fatti: il 12 maggio la reclamante ha segnalato un problema
al dipendente Davide Sala, del servizio clienti.
Testimone della conversazione: Paola Longo, tel. 333 0000000
Relazione interna firmata da Giorgio Neri, responsabile qualità
Decisione: il reclamo è accolto e viene rimborsata la quota di maggio.
Fascicolo di reclamo n. R-2025/0412
Reclamante: Anna Bertolini, codice cliente C-00000
Fatti: il 12 maggio la reclamante ha segnalato un problema
al dipendente (dato oscurato), del servizio clienti.
Testimone della conversazione: (dato oscurato), tel. (dato oscurato)
Relazione interna firmata da (dato oscurato), responsabile qualità
Decisione: il reclamo è accolto e viene rimborsata la quota di maggio.
I dati della reclamante restano visibili perché la copia è destinata a lei; quelli di dipendenti e testimoni vengono nascosti per non ledere i diritti di terzi, come prevede l’articolo 15.4 del GDPR.
Dove si anonimizza nella gestione quotidiana del GDPR
Minimizzazione nella condivisione
Ogni volta che un documento va a un fornitore, a un perito o a un altro reparto, lascia solo i dati necessari per quella finalità.
Pubblicazioni per la trasparenza
Delibere, contratti e verbali per l’albo pretorio o la sezione «Amministrazione trasparente», con importi, date e cariche visibili e gli interessati nascosti.
Diritti degli interessati
Quando consegni copia di un fascicolo per un diritto di accesso, nascondi i dati dei terzi che compaiono accanto a quelli del richiedente.
Riutilizzo interno
Modelli di contratto, materiali formativi o statistiche a partire da documenti reali, senza trascinarsi dietro dati personali che non servono più.
Domande frequenti su anonimizzazione e GDPR
I dati anonimizzati restano soggetti al GDPR?
No, se l’anonimizzazione è reale e irreversibile: il considerando 26 esclude le informazioni anonime. I dati pseudonimizzati, invece, restano dati personali perché possono essere attribuiti a una persona con informazioni aggiuntive.
Cosa dice il Garante sull’anonimizzazione?
A livello europeo il riferimento resta il parere 05/2014 del Gruppo di lavoro Articolo 29 sulle tecniche di anonimizzazione; per gli atti delle amministrazioni il Garante ha adottato nel 2014 linee guida sulla pubblicazione online e per le sentenze vale l’art. 52 del Codice. L’idea comune è che anonimizzare richiede di valutare il rischio di reidentificazione, non solo di cancellare i nomi, e di riesaminarlo nel tempo.
Anonimatum garantisce da solo la conformità?
No. È uno strumento tecnico allineato alla minimizzazione, che elabora i dati nell’UE e ti permette di controllare prima di applicare. Cosa si pubblica o si comunica a terzi, e con quale base giuridica, lo decide il titolare del trattamento.
Che ruolo ha Politeia Soft nel trattamento?
Politeia Soft agisce come responsabile del trattamento quando elabora i tuoi documenti nell’Unione europea, senza API esterne di modelli linguistici. Dispone inoltre della certificazione ENS di categoria MEDIA (lo schema nazionale di sicurezza spagnolo), che include Anonimatum nel suo ambito.
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